Všichni jsme nyní online a pracovní schůzky nejsou výjimkou. Jak se správně připravit a co nezanedbat, pokud vás nějaká čeká? Zvládněte všechny maličkosti a staňte se mistrem online setkání!
1) Domluvte si s protistranou přesný čas
Nikdy se nespokojme s pouhým „okolo osmé“. Ne. Domluvme si přesný den a čas. Až se dohodneme, doporučuji emailovou pozvánku k setkání skrze Google Kanledář. Událost se nám uloží do kalendáře a protistrana obdrží pozvánku. Navíc to působí profesionálně.
2) Zkontrolujte kompatibilitu programů
Během plánování setkání zkontrolujme kompatibilitu našich operačních systémů a použitých programů. Ujasněme si, zda sáhneme po Google Hangouts, Skypu či jiném programu. Pokud sami máme na výběr a nemáme žádné vyhraněné programy, dopřejme protistraně možnost volby. Bude se cítit pohodlněji.
Nespoléhejte na to, co se říká. Testujte!
Zde si dovolím krátký příběh jako odstrašující případ. Čekal mě hovor s klientem a kolegyní copywriterkou – přes Skype. Osobně využívám operační systém Linux. Nenapadlo mě, že by právě Microsoft vytvořil aplikaci i pro Linux. A tak jsem využila online variantu Skypu. Že jsem na to vyzrála? Nikoli.
Aplikace Skype a online verze Skype nejsou pro hovory kompatibilní. Trvalo mi 10 minut, než jsem objevila aplikaci Skype pro Linux, nainstalovala ji a připojila se k již probíhajícímu hovoru s klientem. Poučení na příště? Nejprve otestovat funkčnost a nevěřit domněnkám.
3) Připravte si všechny materiály předem
Vždy si na stůl přichystejme poznámkový sešit, pero a raději ještě jednu propisku. Nezapomeňme také na všechny důležité materiály. Stejnou přípravu si udělejme i v online prostředí. Všechny potřebné soubory k nasdílení nebo předvedení si dejme na jedno místo.
4) Vhodně se oblečte a upravte
Vhodně se oblečme a nespoléhejme na to, že sedíme doma a nikdo nás nevidí. Ne. Slušné oblečení je základ. Reprezentujeme sami sebe. Proto je na místě podle toho vypadat. Žádné tepláky nebo sportovní tričko, pánové!
5) Počítejte se vším!
Co když jsme na něco přece jen zapomněli a budeme muset vstát? Že jste si vzali jen košili, ale jinak máte trenýrky? Pánové! Takhle ne. Oblečte si slušné volnočasové kalhoty.
Co by se vám mohlo hodit: Internetová etiketa v praxi – jak na ni?
6) Uvařte si dobrou kávu nebo čaj
Odbíhání během hovoru je nepřípustné. Vodu, čaj nebo kávu si přichystejme předem. Mějme na stole dostatek prostoru, abychom použitý šálek odsunuli stranou. Po zbytek hovoru se na něj protistrana dívat opravdu nemusí.
7) Vyhněte se konzumaci jídel
Nejde-li o neformální setkání kolegů nebo přátel, vyhněme se konzumaci jakéhokoli jídla. Nejen, že mikrofon zaznamená naše funění, případné umlasknutí a šumění, ale zároveň se nebudeme dívat na protistranu, když hovoří. To je neslušné. Udržet pozornost při online schůzce je těžší než při té obvyklé. Nekomplikujme to svými pochutinami.
8) Ukliďte si stůl upravte pozadí za vámi
Jak už jsem zmínila, ukliďme si stůl. Žádný nepořádek a zbytečnosti. Pro hladký průběh schůzky je to nezbytné. Také si vykliďme prostor za našimi zády. Žádné stohy knih, sušák s oblečením nebo kupa neuklizeného spodního prádla. Vyhněme se také obrazům, kusům nábytku a dalším prvkům. Ideální je, pokud máme za zády volný čistý prostor, který neruší.
9) Nastavte si webkameru
Pozor na správný sklon kamery. Kamera nesmí být příliš blízko a nízko. Jinak druhá strana uvidí obří hlavu se dvěma bradami. Jak je to správně? Kamera leží dále, ideálně ve výšce našich očí a zabírá i prostor okolo nás.
10) Jak to máte s mikrofonem?
Hned na začátku vychytejme zvuk. Jsme dobře slyšet, nešumí náš mikrofon? Není příliš citlivý? Nebo jsme naopak slyšet až moc? Vyhrajme si s nastavením tak, abychom nebyli pro své kolegy rušivým elementem.
A co vy, pánové? Jak probíhají vaše online schůzky? Máte historky z nepodařených setkání?
