Outsourcing IT je stále populárnější, protože se firmám často nevyplatí nakupovat hardware, který rychle zastará, a udržovat svůj vlastní interní IT tým. V tomto článku se podíváme na důležité fáze outsourcingu IT projektů, a jak zajistíte, že každý krok hladce proběhne.
1. Analýza potřeb a příprava projektu
Prvním krokem každého úspěšného IT outsourcingu je důkladná analýza potřeb. To znamená jasně definovat, co od outsourcingu očekáváte, jaké jsou vaše cíle a jakým způsobem by měl IT outsourcing firmě přispět k jejich dosažení.
Příprava projektu pochopitelně zahrnuje také výběr vhodného partnera, na kterého své IT delegujete. Ať už hledáte IT outsourcing v Praze, nebo jinde, je dobré posoudit zkušenosti a reference firem, které zvažujete. Ideálně vybírejte takové, které mají zkušenosti s klienty z vašeho oboru podnikání.
Cena outsourcingu IT se může lišit podle rozsahu a složitosti projektu, doporučujeme tedy získat několik finančních nabídek a vzájemně je porovnat. Samozřejmě ale nezvažujete jen cenu, ale i kvalitu nabízených služeb nebo zmíněné zkušenosti firmy s podobnými projekty.
2. Definování rozsahu a specifikace projektu
Jakmile najdete vhodného partnera pro outsourcing IT, dalším krokem je jasné definování rozsahu projektu. Tedy vypracování podrobné specifikace požadavků na dodávku IT služeb, které budete outsourcovat. Bez dobře definované specifikace se mohou objevit problémy s nejasnými očekáváními, což může vést ke zpoždění projektu a zvýšení nákladů.
Určitě hlídejte nejen určení technických parametrů, ale také podmínky smlouvy, které zahrnují například SLA (smlouva o úrovni poskytovaných služeb). Ta definuje, jakou úroveň outsourcovaných služeb musí zákazník od poskytovatele dostat, včetně termínů plnění a sankcí za nedodržení dohodnutých podmínek.
3. Plánování a alokace zdrojů
Po specifikaci projektu přichází na řadu detailní plánování. Tento krok zahrnuje vytvoření harmonogramu, rozdělení úkolů a alokaci zdrojů. V závislosti na rozsahu projektu může být potřeba zapojit různé týmy z vaší strany i ze strany dodavatele.
IT outsourcing zahrnuje nejen samotnou dodávku služeb, ale také průběžné řízení projektu a komunikaci mezi vámi a poskytovatelem služeb. Je důležité, aby oba týmy pracovaly synchronizovaně, aby zvládaly okamžitě řešit případné problémy.
Plánování zahrnuje také finanční stránku projektu. Cena za outsourcing IT se může v průběhu projektu měnit v závislosti na neočekávaných změnách v rozsahu nebo požadavcích. Proto je dobré mít připravený rozpočet s určitou rezervou pro případné dodatečné náklady.
4. Implementace a monitoring
Implementace je jednou z nejkritičtějších fází každého IT projektu. Dochází při ní k realizaci všech plánovaných úkolů a nasazení outsourcovaných řešení. Až implementace začne, průběžně monitorujte průběh projektu, abyste se ujistili, že všechny kroky probíhají podle plánu a nedochází k žádným zpožděním či odchylkám od stanovených podmínek.
Monitoring zahrnuje i pravidelné „kontrolní body“, kde se vyhodnocuje postup prací, kvalita výstupů a plnění SLA. V této fázi se také zjistíte, jestli byl správně nastavený rozpočet, nebo zda ho je potřeba navýšit či snížit.
5. Testování a integrace
Před dokončením projektu je nezbytné provést důkladné testování všech implementovaných řešení. Testování by mělo zahrnovat:
- funkční testy, které ověří, jestli systém splňuje všechny technické požadavky
- a uživatelské testování, které zhodnotí použitelnost řešení z pohledu koncových uživatelů.
Integrace nového systému nebo služeb do stávající IT infrastruktury je další podstatný krok. Nové řešení musí být plně kompatibilní s již existujícími systémy, aby nedošlo k žádným komplikacím při přechodu na novou technologii. O to by se měla postarat firma provádějící IT outsourcing.
6. Uvedení do provozu
Jakmile je IT projekt úspěšně implementovaný a otestovaný, přichází fáze uvedení do ostrého provozu. Zajistěte, aby byli všichni uživatelé řádně proškolení v používání nového systému a aby jim byly k dispozici všechny potřebné podpůrné materiály.
IT support u outsourcingu obvykle zahrnuje také dlouhodobou podporu po uvedení systému do provozu. Je důležité, aby poskytovatel služeb nabízel rychlé a kvalitní řešení problémů, které se mohou vyskytnout po spuštění projektu. To si nejlépe ověříte právě v uživatelských recenzích při výběru poskytovatele.
7. Zhodnocení průběhu projektu
Po dokončení projektu je nezbytné provést jeho důkladné zhodnocení. To znamená:
- zpětnou analýzu všech fází projektu,
- vyhodnocení úspěšnosti dosažení cílů
- a identifikaci oblastí, které by šlo do budoucna vylepšit.
Zpětná vazba se vám bude hodit pro budoucí projekty, protože vám pomůže lépe porozumět tomu, co fungovalo dobře a kde jsou rezervy.
Závěr
Outsourcing IT projektů může přinést – zvláště menším firmám – řadu výhod, jeho ale úspěch závisí na pečlivém řízení všech fází projektu. Nepodceňujte žádnou z nich. Správná analýza potřeb, výběr vhodného partnera, přesné definování rozsahu projektu, efektivní plánování, kvalitní implementace a následná podpora – vše je stejně důležité.
Dbejte tedy na výběr renomované firmy, která vám nabídne konkurenceschopnou cenu, kvalitní support a zkušenosti s řízením podobných projektů. Investice do správného partnera se vám dlouhodobě vyplatí.
Zdroj foto: pexels.com
