Každému z nás už se určitě někdy stalo, že nutně potřeboval najít nějaký důležitý dokument, ale ve spleti papírů a lejster ho nemohl najít. Organizace dokumentů se ve většině domácností objevuje ve formě bezedného šuplíku nebo nepřehledných šanonů někde na dně skříně.
Mohou se však objevit situace, kdy takový způsob archivace hodně zkomplikuje vyřizování důležitých záležitostí. Ty mohou nastat nejen při úmrtí blízkých, ale také v případě úrazu, onemocnění, omezení svéprávnosti při psychických obtížích nebo třeba výkonu trestu blízké osoby a mnoha dalších situacích. Jak si tedy v dokumentech udělat pořádek, abyste mohli klidně spát a věděli, že v kritických situacích bude o vaše záležitosti dobře postaráno?
Proč je důležité mít v dokumentech pořádek?
V první řadě je samozřejmě důležité mít v dokumentech jasno už kvůli sobě samému. Před dovolenou v zahraničí nebudete pobíhat po bytě a hledat cestovní pasy rodinných příslušníků, v případě autonehody se nebudete muset prohrabovat lejstry a hledat pojišťovací smlouvu, budete přesně vědět, kde najdete hesla a přihlašovací informace k důležitým účtům, nebudete se muset stresovat, zda máte někde nějaké pohledávky, protože vše bude přehledně seřazeno na jednom místě. Vždy budete vědět, kam sáhnout, abyste našli potřebný dokument. Jednoduše vám to usnadní život.
V případě nečekaných událostí, kdy nebudete schopen s dokumenty manipulovat sám, navíc poskytnete svému partnerovi nebo blízkým osobám přehledný archiv, ve kterém najde vše potřebné. Nikdo nechce myslet na své úmrtí, pokud k němu ovšem nečekaně dojde, pozůstalí kromě truchlení nebudou muset čelit například finančním problém, nečekaným dluhům a dalším nepříjemnostem, pokud budete mít uspořádaný přehledný archiv. Budou mít přehled o tom, o co se po vaší smrti mají postarat a co vyřešit. Budou vědět, jaké trvalé platební příkazy zrušit, budou mít informace o vašich dluzích, o vašich cennostech, domácích mazlíčcích a třeba také o vašich kryptoměnách a jiných investicích. Budou mít přístup do vašeho telefonu nebo e-mailu, díky čemuž se budou například moci spojit s vašimi přáteli a dalšími pozůstalými nebo dořešit důležité pracovní či jiné záležitosti.
Co vše do archivu zahrnout a na co určitě nezapomenout?
Váš archiv na doma by měl obsahovat několik kategorií, abyste v něm vše přehledně našli. Můžete si je přizpůsobit vaší osobní potřebě, ale základní kategorie mohou být následující:
- Záznamy o osobním majetku a domácnosti – Tato kategorie by měla obsahovat veškeré informace týkající se zejména movitého i nemovitého majetku. Měla by obsahovat seznam majetku a základní přehledné informace k němu, informace o případné hypotéce a pojistkách na domácnost, katastrální listy, projektové dokumentace, manuály, záruční listy a další.
- Lékařská a zdravotní dokumentace – Zde by kromě zdravotních pojistných smluv měly být informace zejména z lékařských zpráv a informace ze správy sociálního zabezpečení. Dále například lékařská potvrzení, záznamy o očkování a podobně.
- Osobní záznamy – Tato kategorie by měla obsahovat rodné a oddací listy, rozvodové dokumenty, cestovní pasy, případně kopie občanského průkazu, kartičky pojištěnce a dalších dokumentů, které v případě ztráty peněženky můžete postrádat. A v neposlední řadě také například závěť.
- Záznamy o financích – Zde by měly být přehledně seřazeny bankovní výpisy, daňová přiznání, faktury, seznamy investic s případnými přístupovými údaji, výpisy z kreditních karet a seznam společností, u kterých máte zřízeny nějaké finanční produkty. Také by neměly chybět aktuální závazky, půjčky a dluhy.
- Technická dokumentace – Sem spadají smlouvy s operátory, záruční listy spotřebičů, informace o pevné lince, televizním a internetovém připojení a podobně.
U každé kategorie je vhodné si na začátku pro lepší orientaci vytvořit seznam dokumentů (obsah), které do dané kategorie spadají.
S čím můžete začít hned teď?
Seznam majetku, závazků, pohledávek nebo pojistných smluv se hodí mít dobře zorganizovaný už za vašeho života. Můžete tímto krokem tedy začít při organizaci domácí archivace. Možná si na všechny maličkosti nevzpomente hned, dopisujte je proto postupně.
Dále je vhodné alespoň nastínit podobu vaší závěti, zejména pokud žijete s partnerem nesezdaní, máte nemanželské děti a podobně.
U některých smluv lze nastavit oprávněné osoby, které po vaší smrti budou moci se smlouvou manipulovat. Pokud takovou osobu máte, udělejte to nyní.
Jak informace zabezpečit?
Možná svým blízkým nebo partnerovi nedůvěřujete natolik, abyste jim již za vašeho života poskytli přístup k heslům, bankovnictví a jiným citlivým informacím. Je možné všechny tyto informace uchovávat v trezoru a klíč mít stále u sebe, to s sebou však nese mnoho nepraktických potíží. Další možností je mít citlivé informace na webovém úložišti a heslo k němu nosit v hlavě a svěřit jej jen v závěti, která bude uschována u notáře. Můžete také zvolit kombinaci těchto možností, ne všechny informace je vhodné uchovávat ve virtuální podobě.
Věříme, že článek vám pomůže uspořádat vaše dokumenty a udělat pořádek v domácím archivu. V budoucnu sami sobě poděkujete.
